Nadie que haya trabajado en una oficina duda de la importancia de las impresoras en el desarrollo de las actividades diarias de la misma. Desde que la impresora despegó tecnológicamente, mejorando en materia de calidad y eficiencia, su utilización se universalizó de tal manera que hoy se hace difícil pensar en trabajar sin ella.
Si bien los tipos de impresora son variados, se pueden definir tres grandes grupos en los que se encuentran las impresoras láser, que utilizan tóner como agente para imprimir el papel, las impresoras de impacto que transfieren tinta en forma similar a las máquinas de escribir y las impresoras de inyección de tinta líquida, la cual se presenta en cartuchos de plástico.
La elección del tipo de impresora adecuado para las características propias de cada oficina, como se podrá suponer, requiere un estudio de ventajas y debilidades operativas de cada una de las tecnologías y la evaluación de los costos de las mismas realizando una ecuación integral del sistema.
De todas maneras, en forma independiente de la elección que se realice, el mantenimiento y la correcta utilización de la impresora, se convierte en un factor fundamental vinculado con la duración y período de vida útil que tendrán las mismas.
La tinta, ingrediente básico de los sistemas, además de requerir una calidad adecuada, necesita que se sigan algunos simples protocolos para su correcto mantenimiento y evitar que la misma produzca roturas o funcionamiento erróneo en la impresión.
Por ejemplo, se debe evitar que la tinta se seque dentro de los inyectores, provocando la obturación del canal por donde la misma circula ayudada por un sistema de presión que la deposita sobre el papel. Para esto, se debe evitar que la impresora pase mucho tiempo sin utilizarse con los cartuchos expuestos al aire y el polvo.
La utilización mínima aconsejable, es una vez a la semana, para que se mantengan los canales de circulación en condiciones operativas. Si se planifica que una impresora no será utilizada, algunas acciones alternativas mínimas para evitar su deterioro podrían ser cubrirla con una funda que no permita que ingrese polvo o retirar el cartucho de tinta, almacenándolo en un recipiente hermético.
Como los cartuchos vienen cerrados al vacío cuando se presentan a la venta, una vez que se abren y se rompe la capa protectora, la tinta comienza a tener contacto con el aire que puede tener un bajo porcentaje de humedad, por lo que su almacenamiento se torna un factor clave de mantenimiento.